10 Hindernisse in der Supply Chain, die den modernen Einzelhandel zu Fall bringen könnten

Bis in die 1920er Jahre kauften die meisten Leute im kleinen Laden um die Ecke oder auf dem Marktplatz der Stadt ein. Dann kamen die Ketten und Warenhäuser mit größerem Angebot, die den Kunden dazu animierten, Einkaufen als Erlebnis zu betrachten. Das erste Einkaufszentrum entstand 1956, und Händler mit großen Namen begannen schnell damit, die kleineren Tante-Emma-Läden zu übernehmen.

Seitdem hat keine Entwicklung die Handelslandschaft so sehr verändert, wie der Online-Handel. Das moderne Handelsgeschäft ermöglicht es buchstäblich jedem, der einen Computer und ein Produkt hat, an die breite Masse zu verkaufen. Aber mit all diesen Chancen kam auch eine große Komplexität daher, mit der sowohl Händler als auch Lieferanten so ihre Probleme haben.

„Früher wurden die Unternehmen aufgebaut, um fortzubestehen. Heute sind sie der stetigen Veränderung unterworfen.” – Lori Mitchell-Keller, SAP

1. Hohe Komplexität aufgrund vieler Kanäle

Da Konsumenten Wahlmöglichkeiten wollen, wie z. B. Produkte online bestellen und im Laden abholen, ein „unbegrenztes“ Produktangebot und kostenlose Rücksendungen, verschwimmen die Grenzen zwischen den Kanälen. Die Schritte bis zur Auftragserfüllung und der Lieferung des richtigen Produkts zur richtigen Zeit an den richtigen Ort werden immer komplexer. Ein Konsument kann ein Hemd online kaufen, es im Laden zurückgeben und dort für etwas ganz Anderes eintauschen. Wie also kann ein Geschäft all diese wechselnden Pfade bis zur erfolgreichen Auftragsabwicklung rückverfolgen?

2. Mangelnde Transparenz der Warenbestände

Ein klares und genaues Verständnis Ihrer Bestände, sowohl der virtuellen als auch der realen, ist die Voraussetzung für einen erfolgreichen Auftragsabwicklungsprozess. Was ist verfügbar (Menge der Lagerbestandseinheiten)? Wo genau in der Lieferkette befindet sich der Artikel zurzeit? Geben Ihre Systeme diese Informationen genau und in Echtzeit wieder? Falls Sie diese Fragen nicht beantworten können, weist Ihre Supply Chain Schwachpunkte auf, die Ihre Produktivität, Effizienz und Ertragskraft beinträchtigen werden.

So müssen sich beispielsweise Händler, die von ihren Lieferanten verlangen, ihre Kunden direkt zu beliefern, darauf verlassen können, dass der Lieferant die Bestandsdaten in Echtzeit einspeist. In einem Streckenhandelsszenario (Dropshipping) bieten Händler Produkte an, die im Warenlager des Lieferanten liegen und direkt von dort versandt werden. Werden Produkte verkauft, sinken die Bestandsmengen. Ohne Echtzeit-Dateneinspeisung zum Bestand hat der Händler wenig Klarheit darüber, ob ein bestimmter Artikel verkauft wurde, oder wie viele Produkte derzeit auf Lager sind.

3. Hohe Arbeitskosten

Gemäß des U.S. Department of Labor gehören die Arbeitskosten zu den höchsten betrieblichen Aufwendungen. In der Einzelhandelsbranche haben die Arbeitskosten ungefähr einen Anteil von 10–20 % am Gesamtumsatz. Wegen der steigenden Kundennachfrage und der Erwartungen bezüglich der Compliance, werden die Arbeitskosten ohne einen Plan zur Automatisierung durch die Decke gehen. 

Hier ein Beispiel: Eine Firma für Herrenmode beginnt damit, Anzüge an einen großen und bekannten Händler zu liefern, nachdem beide sich auf einen Routing-Leitfaden geeinigt haben, der die Geschäftsregeln zum elektronischen Datenaustausch (EDI) beschreibt. Die Anzüge werden zu einem Verkaufsschlager. Also bestellt der Händler häufiger und erhöht die Artikelanzahl mit jeder Bestellung. Um die zunehmenden Auftragseingänge abarbeiten zu können, stellt der Lieferant weiteres Personal ein, aber die manuelle Eingabe führt zu Fehlern: Wird z. B. eine Bestellung erst nach dem Fälligkeitsdatum versandt, führt das zu einer Rückbuchung an den Händler. In einem anderen Fall senden die Lagermitarbeiter versehentlich eine Versandvorabmitteilung erst nach der Rechnung, was gegen Geschäftsregeln des Händlers zur Abfolge verstößt. Bei einer Kontrolle fällt auf, dass die Artikelpositionsnummer nicht mit der auf dem Bestellschein übereinstimmt. Jeder dieser Fehler kann Rückbuchungen auslösen und gefährdet die Beziehung zwischen Lieferant und Händler. An diesem Punkt könnte der Lieferant sich überlegen, noch mehr Mitarbeiter einzustellen, in der Hoffnung, dass die geringere Arbeitsbelastung dazu führt, dass weniger Bestellfehler auftreten. Dies würde aber lediglich die Gewinnspanne weiter verringern.

4. Unterschiedliche, nicht verknüpfte Systeme

Getrennte Systeme und Prozesse führen nicht von selbst zu einer reibungslosen, durchgängigen Konsumentenbindung. Mit jeder neuen Herausforderung in Bezug auf die Lieferkette kommt ein neuer Technologieansatz daher, um diese zu adressieren. Bevor man sich versieht, hat man bis zu zehn voneinander unabhängige Anwendungen und Systeme im Betrieb, was zu Redundanzen und Ineffizienz führt und letztlich das Problem vergrößert, das man lösen wollte.  Falls Sie eine E-Commerce-Seite betreiben, nutzen Sie diese Plattform und zugehörige Anwendungen, ein Back-Office-System oder ERP, ein CRM, eventuell eine webbasierte EDI-Lösung, ein Tool für das Auftragsmanagement und diverse andere Geschäftssysteme. Falls Sie außerdem im stationären Handel tätig sind, nutzen Sie vermutlich sogar noch weitere. Ohne eine Integration können diese Systeme keine Informationen austauschen. Die Aktualisierung des einen Systems aktualisiert nicht automatisch die anderen. Dies bedeutet: viele manuelle Eingaben, Konfusion und ziemlich viele Sorgen!

5. Einen unerwarteten Anstieg der Bestellungen managen zu müssen

Kunden wenden sich oft erst dann an unsere EDI-Projektmanager, wenn die Zahl der Bestellungen plötzlich ansteigt. Möglicherweise führte die Komplexität, bedingt durch die Vielzahl der Kanäle und heterogenen Systeme, zu einem Engpass bei der manuellen Eingabe der Bestellungen. Dies allein hatte vermutlich kaum Probleme bereitet, bis die Anzahl und Frequenz der Bestellungen zugenommen haben. Solche Probleme kann man mit Rissen in einem Damm vergleichen: Sie werden erst sichtbar, wenn der Damm voll ist, und zu brechen beginnt.

6. Sich verändernde Kundenerwartungen erfüllen zu müssen

Die Anforderungen des Multichannelkonsumenten steigen, was die Bequemlichkeit, das Personalisieren und die Lieferzeit betrifft. Da kein Mangel an Wahlmöglichkeiten besteht, wird der Markt vom Käufer getrieben. Und dieser erwartet, dass der stationäre Handel in die Web- und App-basierten sowie die sozialen Kanäle integriert wird. Falls ein Artikel, den der Shopper kaufen wollte, im Ladengeschäft ausverkauft ist, kann er direkt vor Ort eine Bestellung aufgeben und sich den Artikel entweder direkt nach Hause oder zum nächstgelegen Laden liefern lassen. Für den Fall, dass eine Webseiten-Bestellung direkt zum Kunden nach Hause geschickt werden soll, wird ein Auftragsverarbeitungsprozess benötigt, der z. B. das nächstgelegene Distributionszentrum oder Ladengeschäft bestimmen kann, von dem aus die Bestellung geliefert werden soll.

7. Keine Erfahrung mit bestimmten Erfüllungsmodellen

Das Betreiben eines E-Commerce-Business (zusammen mit/ohne örtliche Niederlassungen) hat zur Folge, dass die Auftragsabwicklung zu einem integralen Bestandteil Ihrer Betriebsabläufe wird. Mit zunehmendem Wachstum werden Sie möglicherweise feststellen, dass die gesamte Abwicklung im Hause so nicht länger machbar ist. An diesem Punkt sollten Sie das Auslagern Ihrer logistischen Prozesse (Lagerhaltung, Kommissionierung und Verpackung sowie Versand) an einen Logistikdienstleister (3PL) in Erwägung ziehen.

8. Compliance

Einkaufsorganisationen schreiben EDI vor, um den elektronischen Datenaustausch zu vereinheitlichen. Sie entwickeln Geschäftsregeln, um sicherzustellen, dass Handelspartner ihre spezifischen EDI-Prozesse einhalten. Dies hilft letztlich beiden Parteien, Fehler in der Lieferkette zu vermeiden, die Compliance bei der Auftragsabwicklung zu wahren und die Lieferfristen einzuhalten. Compliance hilft sowohl dem Lieferanten als auch dem Händler. Sie können so engere Handelsbeziehungen aufbauen und ansonsten zeitaufwändige und fehleranfällige Prozessschritte automatisieren. Für einen Händler verkompliziert eine Nichteinhaltung der festgelegten Regeln die Supply Chain. Deshalb strafen sie Lieferanten, die sich nicht an die Geschäftsregeln halten, mit Rückforderungen ab. Im Folgenden werden einige Szenarien zum Thema EDI-Compliance beschrieben:

  • Szenario 1: Sie haben einen Online-Shop zum Erfolg geführt, der spannende Zukunftsaussichten bietet. Als Sie Ihr Produkt schließlich einem großen Händler vorführen, findet er das Produkt zwar toll, aber: „Es gibt nur ein Problem.“ „Wir machen nur Geschäfte mit Kunden, die unser EDI-System einführen“.
  • Szenario 2: Sie sind Händler und haben eine wachsende Anzahl an Handelspartnern. Mit einigen von ihnen funktioniert der elektronische Datenaustausch (EDI) nicht richtig. Die Folge sind verspätete Lieferungen, leere Regale und enttäuschte Kunden. Sie müssen Compliance erzwingen, wissen aber nicht, wo Sie anfangen sollen. Ein Umstand, der besonders auf kleinere Händler mit größeren Lieferanten zutrifft.

9. Ineffiziente Betriebsabläufe

Ist die Infrastruktur nicht geeignet für eine wachsende Lieferkette mit einer Vielzahl an Kanälen, sind manuelle und damit fehleranfällige Prozesse an der Tagesordnung. So kann beispielsweise eine einfache Web-basierte EDI-Lösung gut funktionieren, solange man nur mit ein oder zwei Handelspartnern Geschäfte macht. Sobald die Anzahl der Handelspartner und Bestellungen aber ansteigt, sollte der elektronische Datenaustausch (EDI) vollständig in das Warenwirtschaftssystem (ERP) oder Back-Office-System samt Managementsystem für die Geschäftsregeln (BRMS) integriert werden, um Bestellfehler vermeiden zu können.

Unternehmen, die Transaktionen über eine Vielzahl von Kanälen und fortschrittliche EDI-Anforderungen unterstützen (z. B. Hersteller, die Konsumenten direkt beliefern, und Händler sowie der Streckenhandel), richten ihre besondere Aufmerksamkeit außerdem auf das dezentralisierte Auftrags- und Bestandsmanagement. Solche Unternehmen verlangen ein System, das Online-Bestellungen annehmen und das nächstgelegene Distributionszentrum oder Ladengeschäft, das den Artikel auf Lager hat, bestimmen kann. Alternativ könnten diese Unternehmen die Dateneinspeisung zum Warenbestand des Lieferanten nutzen, um den Versandzeitplan zu beschleunigen.

98 % der befragten Händler beantworteten die Frage, ob Sie in effizienzverbessernde Technologien investieren müssen, um wettbewerbsfähig zu bleiben, mit ja. Quelle

10. Kleine Gewinnspannen

Die Einzelhandelsbranche gehört zu den am wenigsten profitablen. Dies gilt insbesondere für Händler, die nur online tätig sind. Bei ihnen liegen die Nettomargen oft nur zwischen 0,5 und 3,5 %. Diese Margen werden durch Fehler in der Lieferkette, die Rückbuchungen oder entgangene Umsätze zur Folge haben, weiter verringert. Rückbuchungen sind das Ergebnis von Fehlern in der Bestell- oder Lieferkette, die eine vorher vereinbarte Geschäftsregel verletzen. Sie können wenige hundert bis hunderttausende Euros ausmachen.

Die Lieferkette im Zaum halten

Es scheint, als ob diese Herausforderungen nicht im Zusammenhang stünden. Sie sind jedoch sehr wohl eng miteinander verbunden. Man könnte sogar sagen, sie berühren sich wie fallende Dominosteine. Ist die Systeminfrastruktur nicht in der Lage, einen Anstieg der Bestellzahlen zu verarbeiten, führt dies zu höheren Arbeitskosten (mehr Mitarbeiter, die Bestellungen abarbeiten bzw. EDI-Informationen eingeben). Dies wiederum führt unvermeidlich zu Bestellfehlern, die ihrerseits die bereits kleine Gewinnspanne weiter verringern. Die Lösung ist nicht ein weiteres unabhängiges System, sondern die tiefe Integration sämtlicher Systeme über alle Kanäle. Nur wenn Ihre Systeme und Anwendungen miteinander kommunizieren, werden Sie tatsächliche Effizienz und Skalierbarkeit erreichen können.

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