Mit diesen 12 Regeln stellen Sie den GoBD-konformen Austausch Ihrer elektronischen Rechnungen sicher

Wie viele geschäftliche Rechnungen erhalten Sie bereits per PDF und nicht mehr als Papier? Bei mir persönlich sind das bereits mehr als 80 %. Die Dienstleister, mit denen ich zusammenarbeite, versenden schnell und einfach ein PDF an meine E-Mail-Adresse. Ich leite diese E-Mails dann einfach in die Buchhaltung weiter. Fertig. Wirklich? Denn eine Sache gibt es zu bedenken:

Elektronische Rechnungen müssen elektronisch archiviert werden

Diese Erkenntnis ziehe ich aus den "12 REGELN ZUM GOBD-KONFORMEN AUSTAUSCH ELEKTRONISCHER RECHNUNGEN", die der Verband elektronische Rechnung (VeR), in dem DiCentral Mitglied ist, aufgestellt hat.

Die Autoren Stefan Groß und Stefan Heinrichshofen stellen in den 12 Regeln dar, was Unternehmen beachten müssen, um nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz GoBD) zu handeln.

Die 12 Regeln nach Groß/Heinrichshofen lauten wie folgt:

1. Elektronische Aufbewahrung
2. Unveränderbarkeit
3. Lesbarkeit
4. Zeitgerechte Erfassung und Belegsicherung
5. Sonderfall E-Mail
6. Indexierung und Nachvollziehbarkeit
7. Digitalisierung von Papierrechnungen
8. Vernichtung von Originalen
9. Reproduzierbarkeit
10. Konvertierung und Zwischenformate
11. Datenzugriff und Bereitstellung
12. Verfahrensdokumentation

Die vollständige Beschreibung der 12 Regeln können Sie hier nachlesen.

PDFs, XML, ZUGFeRD, X-Rechnung, EDIFACT – wie kann ich einfach meine elektronischen Rechnungen archivieren?

Für die Unternehmen bedeutet es also, dass Rechnungen, die im Original in elektronischen Formaten, wie beispielsweise PDF, XML, ZUGFeRD, X-Rechnung oder EDIFACT, vorliegen, auch im Original elektronisch archiviert werden müssen – und zwar revisionssicher. Ein einfaches Abspeichern auf dem Server erfüllt nicht die GoBD-Vorgaben.

Zu diesem Zweck bietet DiCentral kostengünstige Online-Archivierungslösungen für unterschiedliche Anforderungen. Von der einfachen Archivierung einzelner elektronischer Dokumente bishin zum vollständigen DMS-System können wir Ihnen das gesamte Spektrum bieten.

Wir helfen Ihnen gerne bei der GoBD-konformen Archivierung Ihrer elektronischen Geschäftsdokumente. Sprechen Sie uns an:

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