3 Entscheidungskriterien für EDI als Inhouse- oder Managed Services-Lösung

Unternehmen, die B2B-Business per EDI betreiben oder betreiben wollen, stellt sich die Frage: Möchte ich die Infrastruktur für einen funktionierendes EDI-System im Unternehmen haben (On Premises)? Oder lagere ich die nötigen Ressourcen für EDI aus und nehme einen Managed Service in Anspruch?

Fragt man nach den Vorteilen, die Anwender von „On-Premises“ (Inhouse installierten und lizenzgebundenen) EDI-Lösungen sehen, werden zumeist drei Gründe angeführt:
Kosten, Sicherheit & Flexibilität.

Kosten

Neben einer grundsätzlichen, im Mittelstand weit verbreiteten, Präferenz für einmalige Investitionen gegenüber laufenden Kosten, stehen beim Kostenvergleich in der Regel die Anschaffungs- und Einrichtungskosten plus Kosten der Softwarepflege den monatlichen Kosten eines „Managed Service“ gegenüber.

Bei diesem Kostenvergleich gewinnt meistens die On Premises-Lösung. So einfach dies jedoch erscheinen mag, wird in den meisten Fällen ein Großteil der tatsächlich anfallen Kosten eines On-Premisess Systems überhaupt nicht in die Rechnung einbezogen: Denn tatsächlich setzen sich die Kosten für die On Premises-Lösung wie folgt zusammen:

  • Lizenz- und Einrichtungskosten
  • Softwarepflege
  • Kosten für Hardware & Infrastruktur
  • Betrieb, Wartung und Reparatur wie z.B. Server, Back-up Systeme, Netzwerk, Betriebssysteme, Datenbank, Kommunikationssoftware, Klimageräte, Serverschränke, Stromausfallsicherung, Verkabelung und Betriebsstrom
  • Personalkosten für die Administration und Anwendung wie z.B. Datenbankpflege, Anwendungssupport für Handelspartner und interne Abteilungen
  • Anwendungszeit & Mappings
  • Fehlerkorrekturen und Betriebsüberwachung
  • Externe Personalkosten für beispielsweise kostenpflichtigen Support, Mitarbeitertraining, Überbrückung von Personalengpässen, Überbrückung von mangelnden Fachwissen oder Termindruck

Werden diese Faktoren in die Gleichung mit einbezogen, sieht die Rechnung ganz anders aus, denn diese Kosten hat der Managed Services-Dienstleister bereits eingepreist.

Sicherheit

Der Punkt Sicherheit betrifft sowohl die Sicherheit gegen Ausfälle und Datenverlust, als auch die Sicherheit gegen unerlaubten Zugriff und Ressourcen. Ein Unternehmen kann sich auf eigene Kosten – und diese sind beträchtlich –  gegen diese Risiken in einem gewissen Maße absichern.

Hier auch nur annähernd den Grad zu erreichen, den professionelle Dienstleister erreichen, ist jedoch eine Illusion. Für ein Unternehmen ist dieser Bereich nur ein Nebenschauplatz, für den Dienstleister ein elementarer Bestandteil seines Kerngeschäftes. 

Flexibilität

Viele On Premises-Kunden betonen, wie wichtig Ihnen Flexibilität sei. Viele gehen davon aus, dass es im eigenen Haus leichter und schneller sei, auf unvermutet auftretende Anforderungen zu reagieren. Das kann nicht ganz von der Hand gewiesen werden, wenn

a) eine ausreichende Personaldecke und

b) eine entsprechende Qualifizierung besteht.

Wenn Sie mittelständische IT-Leiter befragen, wie die Abteilungsauslastung beurteilt wird, beschreiben 80 bis 90 % diese mit dem umgangssprachlichen "Unterkante-Oberlippe". Auch wenn keiner diese Problematik gerne zugibt, am Ende des Tages ist jede IT-Abteilung heilfroh, wenn sie ein oder zwei schreiende Babys weniger hat, was für EDI als Managed Services spricht.

Natürlich gibt es Situationen, die den Betrieb einer eigenen EDI-Anwendung rechtfertigen. Hier ist EDI aber nicht nur ein Nebenschauplatz, es stehen EDI-Teams in Abteilungsgröße zur Verfügung und EDI ist eine der Hauptaufgaben zum Betrieb des Kerngeschäftes. Ob Ihr Unternehmen in diese Kategorie fällt oder Sie sich lieber mit dem Wesentlichen beschäftigen sollten Sie bei der Betrachtung von EDI als On-Premises vs. Managed Services immer berücksichtigen.

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